Skapa en hållbar struktur i företaget som faktiskt fungerar

Innan jag började min Pressure Free resa så var jag konstant stressad över att känna mig upptagen men inte effektiv. Det kändes som jag jagade tiden och allt jag var tvungen att göra hela tiden. Kanske är det så för dig med?

Du är upptagen hela tiden – men känner dig ändå inte effektiv.
Du har listor, planer och idéer… men ändå springer dagarna iväg utan att något riktigt blir klart.
Och varje gång du försöker ”ta tag i det” blir det bara mer att hålla koll på. Mer att göra. Mindre fokus.

Det här handlar inte om disciplin. Inte heller om att du jobbar för lite.
I det här inlägget ska vi titta på varför så många (speciellt soloföretagare) känner sig ständigt upptagna men ändå otillfredsställda och hur du med några enkla skiften kan skapa en hållbar struktur som inte bara ger resultat, utan också känns hållbart på riktigt.

Du behöver inte mer struktur – du behöver en hållbar struktur

En vanlig miss när det gäller att få ordning på allt som behöver göras är att du behöver bli mer strukturerad. Om du redan har ett system så kanske det inte handlar om att du behöver mer utan helt enkelt behöver använda det bättre.

Vad det egentligen handlar om (och varför allt inte funkar för alla)

Det är lätt att tro att lösningen är att bli mer organiserad. Mer planerad. Mer… skärpt, typ.

Men det är inte alltid mängden struktur som är problemet.
Det är att den struktur du försöker tvinga in dig i inte passar dig.

För mig blev allt lättare när jag slutade försöka kopiera hur “produktiva människor” gör – och istället började skapa en hållbar struktur som faktiskt funkade för min hjärna, mitt liv och min energi.

Innan jag viste hur jag skulle strukturera mitt företag på mitt sätt… då låga allt i inboxen, post-it lappar överallt, idéer tappades bort, jag tog beslut på känsla. Det funkade – tills det inte gjorde det.

Det jag kallade kaos var egentligen bara ett behov av mer tydlighet – men på mitt sätt.

Struktur i företaget behöver inte betyda detaljerade scheman eller dagliga to-do-listor med 15 punkter.
Det kan också vara att ha en plats där du samlar dina tankar (jag har min ”second brain” aka ett ställe med allt jag behöver).
Det kan också vara att bara använda de verktyg du faktiskt gillar.
Eller att ha färre punkter på din att-göra-lista men veta att just de är viktiga.

Struktur ska hjälpa dig – inte stressa dig.

Det du kallar ”kaos” kan vara ett system som bara behöver justeras

”Jag trodde länge att jag var dålig på struktur – tills jag insåg att jag bara behövde hitta mitt sätt.”

Jag brukade tänka att jag var ”dålig” på struktur.
Men egenligen hade jag system, sätt jag arbetade på bara att jag förstod det inte och använda det inte till fullo.

–> Jag visste ungefär var saker fanns.
–> Jag visste ungefär vad som behövde göras.
–> Jag visste ungefär när jag orkade ta tag i det.

Det funkade – tills det inte gjorde det längre.
För när företaget växer, livet kommer emellan eller när hjärnan är trött, då räcker inte ungefär.

Det är också då som tankarna att bara sluta kommer. Att bara säga tack och adjö och gå vidare med livet. Men vet du, du behöver inte slänga allt över bord och börja om.
Du behöver inte bli “en sån som har koll på allt”.
Du behöver bara börja justera det system du redan har – ett litet steg i taget.

Struktur handlar inte om att kontrollera dig själv.
Det handlar om att stötta dig själv.

Och ibland är det första steget bara att acceptera att det du har inte är kaos – det är bara ditt sätt att göra saker på. Och det går att bygga vidare på, inte riva ner.

Skapa strukturen som passar DIG och ditt företag

Struktur behöver inte betyda att du blir någon du inte är.
Det är lätt att tro att man måste bli en “organiserad person”™️ för att få saker att flyta. Du vet – en sån som har färgkodade kalendrar, temadagar och ett Notion-system som får andra att applådera på Instagram.

Men om det inte är du? Då blir det bara ännu ett projekt att hålla liv i.

Det fina med en hållbar struktur i företaget är att den inte kräver att du presterar på topp varje dag – den bär dig även på dina sämre dagar.
Du kan bygga system och rutiner som känns som en förlängning av dig, istället för något du hela tiden måste orka hålla ihop.

Jag gillar att tänka på det som “mjuka ramar” – sånt som håller mig på banan, men fortfarande låter mig andas.

Det finns tre saker jag brukar utgå ifrån, kanske hjälper de dig med:

Planering utifrån rytm och energi (inte perfekta veckoscheman)

Du vet de där produktivitetsguiderna som säger att du ska blocka din tid, köra 90-minuterspass, ha din morgonrutin och batcha allt på tisdagar?

Det funkar för vissa. Men om du är som jag – med hjärna, liv och energi som går i vågor – så funkar det inte alltid att följa en mall. Tro mig, jag har testat nästan allt som går under mina nästan 20 år online 😅.

Min struktur började funka först när jag insåg att jag måste planera utifrån min rytm, inte någon annans mall.

Jag vet till exempel att jag inte ska planera in något viktigt efter kl 16.
Jag vet också att vissa dagar kommer vara superkreativa – och andra helt tomma.
Istället för att bli frustrerad har jag börjat bygga med det i åtanke:

• Jag jobbar i block istället för fasta tider.
• Jag har “enkla uppgifter”-listor till låg energi.
• Jag planerar innehåll när jag vet att jag brukar vara i ”flow”.

Struktur handlar inte om att optimera varje minut.
Det handlar om att jobba med din energi, inte mot den.

Och det är en sån otrolig lättnad att slippa tvinga sig själv till något som aldrig ändå blir av. Att planera utifrån sin energi och rytm är inte bara smart – det är nyckeln till en hållbar struktur i företaget som du faktiskt orkar hålla fast vid.

Begränsning som lättnad – inte tvång

När vi hör ordet begränsa känns det ofta som något negativt.
Som om vi tar bort frihet eller kreativitet.

Men i en soloföretagares värld är det ofta tvärtom:
Begränsning är inte en tyngd– det är en lättnad.

För varje gång du säger ”det här räcker”, så slipper du stå med 37 flikar, 4 plattformar, 3 olika planeringssystem och ständig känsla av att du är efter. #igenkänningdeluxe

För mig blev det en stor skillnad när jag bestämde mig för att:

• Använda ett (1) verktyg för allt viktigt → second brain.
• Välja två kanaler jag syns i, inte fem.
• Bestämma vilka processer som är ”good enough” – och släppa resten.

–> Struktur kan vara så enkelt som att inte behöva tänka lika mycket varje gång.
–> Det sparar inte bara tid – det sparar energi.

Och vet du? När du gör mindre, men bättre… då känns allting tydligare.
Och du blir mer effektiv utan att du behöver maxa någonting alls.

Lär dig säga nej (och varför det faktiskt är en form av struktur)

Vi pratar ofta om struktur som något vi lägger till.
Men ibland är det som verkligen gör skillnad det vi tar bort.

Att säga nej – till samarbeten, projekt, kanaler, till och med idéer du själv får i stunden – är en form av struktur som skyddar det som är viktigast.

För varje gång du säger nej till något som inte passar, säger du ja till något som faktiskt har plats att växa.

Det betyder inte att du ska bli rigid eller säga nej till allt kul.
Men det betyder att du inte behöver bevisa dig genom att göra allt.

För mig blev det enklare att säga nej när jag började fråga:

• Har jag energi för det här – inte bara idag, utan i flera veckor?
• Matchar det här det jag vill bygga, eller är det ett sidospår?
• Känns det här som en ”måste”-grej eller ett ”vill”?

Att ha tydliga ramar och riktning gör det enklare att säga ja till rätt saker – och nej till sånt som låter bra i teorin men inte funkar i praktiken.

Och ja, ibland är det svårt. Men varje nej som sparar energi, tid och frustration är ett ja till det företag du faktiskt vill bygga.

Så skapar du en hållbar struktur som du faktiskt gillar att följa

En struktur som håller över tid är inte den mest perfekta.
Det är den du faktiskt gillar nog att komma tillbaka till – även efter en kaosvecka, en sjukdag, eller en energidipp.

Det handlar inte om att bygga den ultimata rutinen – det handlar om att bygga en struktur som känns som du. En struktur som stöttar istället för att stressa.

När du börjar bygga en hållbar struktur kan du tänka så här:

• Den ska vara flexibel nog för att funka även när livet händer.
• Den ska kännas lätt nog att du inte drar dig för att följa den.
• Och den ska vara så tydlig att du inte behöver uppfinna hjulet varje vecka.

Det du bygger ska stötta dig – inte styra dig.

Så hur börjar du då? Det ska vi kika på härnäst.

Vad är viktigt för dig att ha koll på (och vad kan släppas)?

Allt känns viktigt när man inte har en överblick.
Och när allt är viktigt – ja, då blir det plötsligt ingenting som får ordentligt fokus.

Att skapa struktur handlar lika mycket om att välja bort som att organisera. Och det börjar med att ställa dig själv några ärliga frågor:

• Vad behöver jag ha koll på för att känna mig trygg i vardagen?
• Vad ger mig översikt över mitt företag, mitt content, mina uppgifter?
• Vad är det jag hela tiden försöker ”komma ihåg”, men som egentligen borde finnas nedskrivet?

Och lika viktigt:

• Vad släpar jag runt på som jag inte ens behöver längre?
• Vad försöker jag ha struktur för… som faktiskt inte spelar någon roll?

–> Det här är ett perfekt tillfälle att rensa, allt. Mer än du tror du behöver. Rensa och åter rensa.

När du får ner det som faktiskt är viktigt för dig blir det lättare att skapa system som funkar. En hållbar struktur i företaget består ofta av små saker som håller ihop helheten, utan att ta över ditt liv. Och det är då du börjar känna strukturens lättnad – inte bara se den som ännu en sak att ha koll på.

Små vanor som bygger en hållbar struktur i företaget

Du behöver inte ett avancerat system för att känna dig organiserad – ibland räcker det med några små grejer som gör stor skillnad i din vardag.

Vi pratar mini-strukturer – enkla vanor eller lösningar som ger dig kontroll, utan att kräva timmar i veckan eller en masterplan.

Här är några exempel på sånt som kan hjälpa (allt true and tested by me, Linda 😅:

• Ett second brain-system: En plats där du samlar allt viktigt – idéer, länkar, checklistor, processer. Det gör att du slipper börja om varje gång.
• Smart mappstruktur: Ha tydliga mappar för t.ex. pågående projekt, innehåll, admin. Namnge dem så du vet exakt var allt hör hemma.
• Veckoteman: T.ex. måndag = admin, tisdag = content, torsdag = kundjobb. OBS -Du behöver inte alltid följa det slaviskt men det kan ge riktning OM det passar dig.
• Ett planeringspass per vecka: 20 minuter för att se vad som är på gång, vad som är viktigt, och vad du kan släppa.

Du behöver inte strukturera hela ditt liv – det räcker ofta med några små saker som håller ihop helheten.

Och det bästa? När du hittar de där små sakerna som faktiskt fungerar, blir de som stödjande byggstenar – inte ännu ett system att underhålla. Jag förstår t.ex inte hur jag klarade mig utan min second brain och notion innan.

Jag gillar digitala lösningar som inte är fyrkantiga – som ger översikt men inte låser fast mig.

Maria från Strukturista pratar i sitt blogginlägg om hur du kombinerar struktur med frihet: Få det bästa av två världar med digital planering

Dina system behöver funka även när du är trött och ur form

Struktur ska inte bara funka när du är motiverad, inspirerad och 100 % igång.
Den ska också bära dig när du är trött, ofokuserad eller mitt i en låg vecka. Det är därför hållbar struktur i företaget inte handlar om perfektion, utan om att bygga ett system som stöttar dig – oavsett dagsform.

Det är det här som är kärnan i en pressure-free struktur:
Att den håller även när du själv inte gör det.

Tänk så här:
Vilka delar av ditt företag behöver finnas, även när du inte orkar prestera?

• Vad behöver du ha tillgång till snabbt och enkelt?
• Vad ska redan vara förberett så du slipper tänka från noll?
• Vad kan automatiseras, förenklas eller bara… vara good enough?

Du bygger inte system för att bli produktivast i världen utan för att skapa en trygghet i din business som inte kraschar så fort livet gör en tvärnit.

För mig är det här en superviktig del. Jag vet att jag kommer ha dippar när jag knappt får någonting gjort. Eftersom jag vet det så kan jag vara snällare mot mig själv vilket i längden gör det mer hållbart.

Det här är kärnan i pressure-free struktur. Vad funkar när du är på 40 %?

Hållbar struktur i företaget handlar om frihet, inte kontroll

Struktur har fått oförtjänt dåligt rykte.
Det låter stelt, begränsande – som något som ska tvinga dig att jobba “rätt”.

Men här är sanningen: Struktur är inte till för att kontrollera dig.
Den är där för att frigöra dig.

En bra struktur betyder att du slipper hålla allt i huvudet.
Att du inte behöver starta från noll varje gång.
Att du kan logga ut – mentalt och bokstavligt – utan att hela företaget stannar.

Struktur handlar inte om att fylla varje minut.
Det handlar om att skapa rymd, rytm och riktning.
Så att du får tid att skapa, tänka, landa.

Och det är exakt det pressure-free struktur handlar om:
Att bygga något som håller – men som också håller om dig.

Vad väljer du att göra idag för att skapa ditt hållbara företag?

Struktur behöver inte vara ett stort projekt. Det behöver inte bli ännu en grej på din “sen”-lista.

Det kan börja här. Idag.

Så innan du klickar dig vidare – välj en enda sak du vill förenkla.
Det kan vara att rensa en mapp. Skapa en innehållsöversikt. Boka in 20 minuters vecko-checkin med dig själv.
Eller bara bestämma dig för att sluta kalla dig själv dålig på struktur.

Du bygger inte ett nytt system på en dag.
Men du kan ta ett steg mot ett sätt att arbeta som är tydligare, snällare och mer hållbart. På ditt sätt. ❤️

Hur vill du bygga din struktur? Dela gärna i kommentarsfältet (eller skriv till mig på Instagram, jag vill gärna höra hur du tänker!).

Vet du någon som kan tänkas behöva veta det här? Dela gärna:

april 14, 2025 By Linda Hernestål da Silva Lämna en kommentar